中小企業の事務作業に最適！無料生成AIツール徹底解説

「業務効率化したいけど、何から始めたらいいのかわからない…」「新しいツールを導入したいけど、予算に余裕もないし…」。こんなお悩み、事務の現場でよく耳にします。

中小企業のバックオフィスを支える事務員さんだからこそ、日々の仕事を少しでもラクにしたいですよね。

実は今、私たちの身近には無料で使える生成AIという、とても心強い味方が登場しています。

パソコンやスマホひとつあればすぐに使えて、しかも難しい操作や知識も必要なし。新しいソフトや高額なシステムを買う必要はありません。

日常生活ではもうすでに活用されている方も多いのではないでしょうか。

AIに「この書類、もっと見やすくできない？」「分かりやすい説明文を作って」と頼むだけで、面倒な文章作成や書類のひな形づくりがグッと楽になる時代がやってきました。

たとえば議事録やメール文の自動作成、エクセルでの計算式作成、社内マニュアルの簡単な要約…手がかかる面倒な作業ほどAIに任せれば、自分の時間や集中力を「本当に必要な仕事」に使えるようになります。

しかも無料で始められるから、まずは気軽に使ってみるのがおすすめです。

このブログでは、そんな事務員さんにぴったりの「今すぐ無料で始められる生成AIツール」を厳選してご紹介します。手間もコストもかけずに業務効率化を実現したいあなた、ぜひ最後まで読んでみてください！

おすすめ無料AIツール

活用事例

1. ChatGPT（OpenAI）

使い方の事例

• 社内メール・お知らせ文・掲示物の下書きや添削
• マニュアル・手順書・議事録・議題の自動作成
• よくある社内・顧客対応メールのテンプレート自動生成
• 業務フローやQ&Aのまとめ・FAQ作成
• 会議の要点整理・議事録の要約
• 契約書や請求書などビジネス文書の文面チェックや改善提案
• 企画書・提案書・プレゼン資料のたたき台作成
• SNSやブログ記事など広報文の草案
• 社内ルールや就業規則など規程のドラフト案作成
• 社内教育用のテスト・クイズ・教材の自動生成
• お問い合わせやクレーム対応例文の作成
• エクセル数式や簡単なプログラムの自動作成・解説
• 社内コミュニケーションの相談相手（アイデア出しや悩み相談）
• 外国語でのビジネス文書やメールのドラフト（翻訳のたたき台）

メリット：自然言語の質問や指示に柔軟に対応し、多様な情報収集・文章作成・相談に活用可能。社内外のコミュニケーションや資料作成の“何でもAI”として幅広い業務を効率化できるのが最大の強み。

2. Google Gemini（旧Bard）

使い方の事例

• Google ドキュメント・スプレッドシート・Gmailと連携した資料作成やメール文案の自動生成
• 日報・議事録・マニュアル・FAQなどの自動作成や要約
• 会議のアジェンダやToDoリスト、プロジェクト進捗表の自動作成
• 社内報・お知らせ・告知文の作成と編集
• 社内チャットやメールでの問い合わせ対応の下書き
• データの自動集計や可視化（スプレッドシート連携）
• 英文メールや英語資料の作成・添削（翻訳サポート含む）
• Googleカレンダーの予定やリマインダーの自動登録サポート
• 社内規程や申請書式のたたき台作成
• 社内アンケートや簡単なフォームの自動生成
• 提案書・企画書・業務改善案の骨子作成
• 社内Q&A・教育コンテンツの下書きや要約

メリット：Google検索や各種クラウドサービスと連携し、Web上の最新データを使った調査・要約・翻訳などに強み。Gmailやカレンダーとの連動で予定管理や情報整理もスムーズ。

3. Microsoft Copilot（旧Bing Chat）

使い方の事例

• Word・Excel・PowerPointでの自動文章作成や資料作成
• 会議議事録・打合せメモの自動要約・文書化
• 経理用の集計表やグラフ、レポートの自動作成
• Excelでのデータ整理・関数やマクロの自動提案
• PowerPointでの企画書・説明資料の自動スライド作成
• Outlookメールの自動返信文案・誤字脱字チェック
• Teamsチャットでの問い合わせ対応や議論内容の要約
• 社内規程・契約書・マニュアルのたたき台作成
• 日報・週報などの定型文書の自動作成とフォーマット化
• 英語メール・英文資料の自動作成や翻訳
• 業務効率化のアイデア提案やToDoリストの自動作成
• 定型作業の自動化サポート（RPA的な利用も可能）

メリット：Microsoft 365と深く統合され、TeamsやOutlook、Wordなどオフィス業務でのAI自動化が強力。会議記録やメール整理、タスク管理の効率化で業務全体を底上げできる。

4. Notion AI

使い方の事例

• 議事録や会議メモの自動要約・自動整理
• 社内マニュアルや手順書の作成・更新をAIが支援
• プロジェクト管理ボードのタスク自動生成・進捗管理
• 日報・週報・月報などの定型文書の自動作成
• 業務フローや社内手続きの自動テンプレート作成
• 契約書や社内文書のたたき台・ドラフト作成
• 質問への即時回答（社内Q&AのAIアシスタント化）
• データベース（取引先管理、在庫管理など）の自動入力・整理
• ToDoリストやリマインダーの自動化
• メールやチャット文面の自動作成・要約
• 議事録からのアクションアイテム自動抽出
• 社内ナレッジの集約・検索性アップ

メリット：ドキュメントやタスク管理、Wiki機能とAIアシストが一体化。議事録の自動要約や記事の下書き、プロジェクトの整理・ナレッジ共有を“ワンストップ”で高速化できる。

5. Canva AI（Magic Write）

使い方の事例

• 社内・社外資料（提案書、報告書、会議資料など）の自動デザイン・レイアウト作成
• プレゼンテーション資料のテンプレート自動生成
• 社内報やお知らせ文書のチラシ・ポスター自動作成
• SNS投稿用の画像や動画バナーの自動作成・編集
• アンケートや調査レポート用グラフ・図解の自動生成
• 名刺、封筒、社内案内板などの印刷物デザイン作成
• 求人募集ポスターや採用パンフレットの自動デザイン
• 社内イベントや研修案内の告知資料作成
• 自社ロゴやアイコンなどの簡易作成・加工
• AIによる写真補正・画像背景削除などの画像編集

メリット：デザイン知識不要で、テンプレやAI自動生成機能により高品質な資料・SNS画像・チラシが直感的に作れる。企画から配布までの“デザイン業務全体”を効率化。

6. Microsoft Copilot for Excel / Word / PowerPoint

使い方の事例

Excel

• 複雑な経費集計や売上分析の自動化
• 勤怠データや請求書データの整理・一括処理
• グラフ・レポートの自動生成
• 不正データ・異常値の自動検出と指摘
• 会計・予算管理のシミュレーション

Word

• 契約書や請求書など定型文書の自動作成・ひな形生成
• 社内通知・議事録・マニュアル作成の時短
• 文書内の誤字脱字や文法チェック、要約
• 規程類・社内規約の改訂履歴管理

PowerPoint

• AIによるデザイン統一や説明文自動生成
• 社内会議・経営報告などのプレゼン資料の自動作成
• 既存資料から要点だけ抜き出して再構成
• グラフや画像を自動で見やすくレイアウト

メリット：各アプリ内でAIが自動で表やグラフ作成、長文要約、提案書の整形、数値の分析までサポート。資料作成・レポート業務の生産性を劇的に高めるのが強み。

7. DeepL Write

使い方の事例

• 社内文書やメールの日本語表現を丁寧＆分かりやすく自動でリライト
• 取引先へのビジネスメールやお礼状の文章を、失礼のない自然な日本語に修正
• 重要なお知らせや社内通達の敬語チェック、文法ミスの自動修正
• 海外取引時の英文メールや契約書の文章を、より正確＆洗練された英語に変換
• プレゼン資料や報告書の日本語表現をプロっぽく校正
• 外国語で来たメールをわかりやすい日本語にリライト
• 「わかりやすい日本語で」「よりビジネス向きに」など用途ごとに書き分け
• 社内での文書フォーマット統一や、誤解されやすい表現のチェック
• 採用通知やクレーム対応など、文章のトーンや丁寧さを自動で最適化

メリット：高精度な日本語・英語の“自然な文章校正”が得意。言い回しの改善やビジネス文書の質向上に強く、メールや報告書の見直しに役立つ。翻訳機能との連携も◎。

8. Google ドキュメントAI（スマートキャンバス）

使い方の事例

• 紙の請求書や領収書、契約書をスキャンして、自動でデータ化（OCR変換）
• 紙やPDFの経費伝票から日付・金額・取引先名などのデータを自動抽出し、一覧化
• 請求書や注文書など複数種類の帳票を自動で振り分け、フォルダ整理
• 取引先ごとの過去書類を検索しやすくデータベース化
• 労務管理や人事書類（雇用契約書・履歴書など）の電子管理・自動仕分け
• 手書き書類のデジタルアーカイブ（読み取り精度が高いので安心）
• 定型書類の必要データだけを抽出し、会計ソフトやExcelに取り込み
• 大量の書類を自動で処理して、ファイリングや保存の手間を大幅カット
• 稟議書や見積書など、社内書類の電子化による業務ペーパーレス化
• 過去の契約内容や取引条件をAI検索で即座に呼び出し

メリット：PDFや画像からのテキスト自動抽出、請求書・契約書などの帳票処理をAIで効率化。大量書類の自動分類や検索性UP、データ化に特化している。

9. Copy.ai

使い方の事例

• 請求書・領収書・社内通知など定型文書の自動作成
• メールの返信や案内文のテンプレート生成
• 社内マニュアルや手順書のドラフト作成
• 社外向けのお知らせやリリース文の作成補助
• SNS投稿やWebサイトの告知文案の作成
• 英語など他言語対応の自動翻訳付き文章作成
• 採用活動の求人票・面接案内文の自動生成
• サンクスメールやフォローメールの自動作成
• 定例報告や議事録の要約文作成
• 業務効率化のためのアイデア・キャッチフレーズ生成

メリット：キャッチコピーや商品説明文、SNS投稿など“マーケティング用途”の文章自動生成が得意。AIが短時間で大量の案を出してくれるため、発信業務を強力に時短できる。

10. Poet（Poe）

使い方の事例

• 社内外向けのメールや案内文の自動生成・下書き作成
• SNSやホームページ用の短い告知文・お知らせ文章の作成
• 商品説明・サービス紹介文の英文版や多言語版のドラフト作成
• 取引先への英語メール・お礼文など英文ビジネス文書の自動生成
• 報告書や議事録の要約や、まとめ文の自動作成
• スローガンやキャッチコピー、キャンペーン用のフレーズ自動生成
• 社内マニュアルや手順書の、わかりやすい言い換え・整形
• 採用活動時の求人案内文や面接案内の作成補助
• アイデア出しやブレストのための文章案の生成
• 社内報やニュースレターの「見出し」や「タイトル」案の自動作成

メリット：短くインパクトある文章・英語フレーズの自動生成が得意。社内外メールやSNS、案内文など、印象的な文言や要約作成をサクッと行える“クリエイティブAI”。

分類

文章作成・メール→ChatGPT、Copy.ai、DeepL Write

画像・資料→Canva AI

データ管理→Copilot、Excel AI

業務マニュアルや議事録→Notion AI、GoogleドキュメントAI

簡単チャット→Poet

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は事務作業を劇的に効率化してくれるAIの活用方法をまとめていきました。

一言に生成AIといったものの、それぞれに得意不得意があるので、うまく必要な業務に合わせて使いこなしてみてください。

また、案内したものにはどれも有料版もあります。私自身チャットGPTの有料版を使ったいますが、これまで最高だと思っていたチャットGPT無料版をはるかに超える便利さを実感しています。

まずは無料から始めて、有料に移行していくのもいいんではないでしょうか。

また、この他の記事では、より効率化を図るためのテンプレートの配布や、各種ツールの案内なんかもしていますので、併せて読んでみてください。

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