「なんでこんなに忙しいんだろう…」
「朝から晩までパソコンに向かってるのに、仕事が終わらない」
その原因、実は“やらなくていい仕事”に時間を取られているからかもしれません。
この記事では、事務作業の中でやりがちだけど、実はムダな業務5選とその効率化ヒントを紹介します。
この記事はこんな方におすすめ
- 毎日忙しいのに業務改善が進まない
- 人手も時間も足りないバックオフィス担当
- 「この作業、本当に必要…？」と感じている方
ムダな事務作業、どう見極める？
まずは判断基準を明確にしましょう。以下の3つに当てはまったら、見直す価値ありです。
①「なんとなく」やっている業務
②「毎回同じことを繰り返している」業務
③「成果に直結していない」業務
【本題】やらなくていい事務仕事5選＋代替手段
① 手書きでの日報・日誌・報告書
問題点： 書く人も読む人も手間が大きい。再利用しにくく、集計も困難。
代替案： Googleフォーム＋スプレッドシート
メリット： 自動集計、共有簡単、手間1/3に！
② 紙の請求書の発行・郵送
問題点： 印刷→押印→封入→郵送で1件につき平均7〜10分。
代替案： freee・Misoca・マネーフォワード請求書
メリット： 1クリック送信＋一括管理＋控え不要
③ Excelの台帳管理（備品・勤怠・顧客など）
問題点： 入力・転記の二度手間、複数人での管理が不便。
代替案： Googleスプレッドシート＋フォーム連携 or Notion
メリット： 入力ミス減少・リアルタイム共有・履歴追跡も簡単
④ 電話・来客のたびに手を止める
問題点： 作業の集中が分断される。伝言も漏れがち。
代替案： 電話代行・チャットボット・Slack対応窓口
メリット： 中断ゼロ＋重要案件だけに集中
⑤ 紙資料の整理・ファイリング
問題点： 探す時間が膨大、保管スペースも圧迫。
代替案： スキャン → クラウド保管（Google Drive・Dropbox）
メリット： 検索1秒、保存場所不要、情報の共有も簡単
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上記5項目に加えて、さらに見直せる業務や代替案をまとめたチェックシートをPDFでご用意しました。
✅ A4サイズで印刷・書き込み可能
✅ 業務棚卸・上司への提案時にも使える
✅「減らす」→「見える化」→「仕組み化」の第一歩に
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効率化のカギは「習慣」ではなく「仕組み」
ムダな業務は、「やること」が問題ではなく「やり方」に問題があるケースがほとんど。
・属人化せず、誰でもできるようにする
・紙やExcelから脱却する
・作業を“自動化 or 手放す”仕組みに変える
まとめ｜“やらない勇気”が、あなたを救う
本当に大事な仕事は、「ムダな作業の中」にはありません。
まずは1つ、「やらなくていい仕事」を手放してみてください。
空いた時間でできるのは、未来のための大切なことです。
▼ 明日からの3ステップ
STEP1：今やってる業務を全部書き出す
STEP2：「やらなくてもいい」を1つ見つける
STEP3：ツール or 人に置き換えて、試してみる
「何から減らせばいいかわからない」「社内の理解が不安」
そんな方は、ぜひご相談ください。一緒に仕組み化の第一歩を考えましょう。
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